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档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
公司装备多种扫描设备:高速扫描仪、零边距扫描仪、宽幅扫描仪、书刊扫描仪,可处理各类纸质文档。可根据不同文档的材质、幅面大小及内容,提供不同的电子化扫描及索引(著录)解决方案,并可根据客户需求量身制定扫描加工方案。
  我司自2016年开展数字化扫描加工业务以来,掌握了较全面的专业知识及积累了丰富的工作经验。

成熟的管理机制、有效的管理控制手段。
  严谨的质量控制手段,可实现扫描加工过程中各个环节的质量控制和自动化的量化记录,可确保扫描加工的影像、索引的正确性。
严格的客户财产保全制度及控制手段。可确保客户文档资料、数据在扫描加工服务中的安全性、保密性。

先进、灵活的扫描加工生产系统
  公司自主研发的扫描加工生产软件系统,基于工作流的任务机制,实现流水线式的生产模式,可根据客户的需求灵活的配置、调整,以适应不同客户、不同类型文档的加工任务。
包括:文件、档案、文献、资料、报纸、书刊、杂志、合钉本、汇编
扫描模式:黑白二值、灰度、彩色
扫描分辨率:150DPI2400 DPI
保存格式:TIFFJPGCEBPDF等。
扫描加工生产软件系统针对文件、档案管理工作的特点,通过集合图像处理、OCR等多项自动化智能技术,实现处理扫描图像自动纠偏、除黑边、去污等处理,实现扫描文件自动命名与装订,生成多页TIF文件,通过OCR识别技术实现电子文件元数据半自动获取,在大幅度提高扫描加工的工作效率的同时,可以完成电子文件元数据的获取工作,并在保证扫描图像文件质量前提下,以最低的容量存储文件。
    主要功能介绍
①自动扫描与目录图象属性加工设置;
②自动倾斜校正/去黑边/去白页/加粗/A3切割为A4
③前置处理设置:去斑、亮度/对比度、颜色通道设置;
④自动文件命名;
⑤自动装订(将多个单页TIF文件合并为1个多页TIF文件),支持固定页分割、白页分割、标志按钮分割;
⑥自动JPG输出质量设置;
⑦自动扫描页计数(见主界面扫描计数器),目录中文件与页数自动统计。

根据各档案馆(室)在处理历史档案问题的经验,结合我公司图像处理技术上的优势,特提出了档案数字化制作流程及相应的技术参考。


 1、档案分类整理
   档案分类整理是指将案卷按扫描要求进行分解整理,包括原件的拆卷、起钉、粘贴页撕开。并按扫描后的电子文件组织形成进行分类,以便扫描时的批次处理。
 2、档案交接
    分类整理后的档案按时间先后或其他分类项顺序提出,并按实际卷(页)数填写详细的档案交接清单,并由双方管理人员签字。
 3、标引著录
标引著录为了方便查阅与管理,打印制作档案目录及档案封面,对文字录入的准确性要求较高,但著录的文本域并不是完全统一的在某一页面上,一些文本域要在多个文件中选择,所以录入时需要相关档案管理人员进行指导,制作相应的《文字录入工作说明书》,确保文本域录入的准确率。
 4、档案的扫描
    原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件,扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如倾斜校正、去污等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、明暗度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。图像的分辨率正常情况下为150dpi ,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,可适当增加扫描的分辨率,但要保证图像清晰的同时,又不影响远程查询和浏览的速度。
 5、图像处理
    档案数字化制作模块中的图像处理采用自动化处理和人工处理相结合的方式,确保图像质量的完美。通过对图像进行校对,确保图像顺序正确,在校对时,发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
1)污渍、黑白、偏斜处理
2)全文字面的扫描密度
3)粘帖页与表格
4)插页
5)照片页的处理
6)存储格式与面页空间
分辨率:100300dpi
图像格式:TIFJPGPDFCEB
储存空间:A4,黑白二值,40-50KB/
 6、质量检验
    对扫描处理完成后的图像页进行检验,对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比,对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
 7、挂接
    文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,由系统自动进行文字图像与系统的匹配挂接。挂接到档案数据库系统中后,进行再次的成品验收。
 8、案卷整理
    档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位实际情况进行有序的整理,安排专人负责案卷合并与整理。
  9、入库交接
    装订还孱 原后的档案按时间先后或其他分类项顺序入库,并按实际卷(页)数填写详细的档案交接清单,并由双方管理人员签字。


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